Współczesne przedsiębiorstwa znajdują się na pierwszej linii postępującej cyfryzacji. Choć coraz większa liczba zadań zawodowych przybiera formę elektroniczną, tworzenie i dystrybucja papierowych dokumentów to ciągle konieczność w większości firm. Co za tym idzie, dobra kserokopiarka jest jednym z ważniejszych sprzętów w każdym biurze. Czym się kierować przy jej wyborze, by sprzęt bezawaryjnie i sprawnie służył pracownikom?

Kserokopiarka do biura – jakie parametry sprawdzić przed zakupem?

Na wybór odpowiedniej kserokopiarki do przestrzeni biurowej wpłynie kilka różnych kwestii. Będzie to między innymi budżet firmowy, w tym budżet eksploatacyjny, liczba użytkowników, ergonomia i rozmiary urządzenia, obsługiwany format, a także funkcje, jakie oferuje dany sprzęt.

Kluczowe znaczenie ma też producent – kserokopiarki biurowe uznanych marek w rodzaju Canon czy Xerox to znacznie lepszy pomysł, niż tańsze urządzenie no-name. Liczy się także rodzaj gwarancji oraz jakość serwisu gwarancyjnego, co przy zakupie od licencjonowanego dystrybutora na szczęście nie będzie sprawiać problemu.

Nie wszystkie biura nadążają jeszcze za aktualną technologią w kwestii modernizacji sprzętu, jednak zakup nowej kserokopiarki to dobra okazja, by postawić na maksimum innowacyjności. Wbrew pozorom nie musi się to wiązać z najwyższą ceną.

Na rynku bez problemu znajdziemy budżetowe urządzenia wielofunkcyjne (kserokopiarka ze skanerem i drukarką, a nawet z faksem), które łączą się z chmurą i sprawnie współpracują z nowoczesnymi systemami do zarządzania dokumentami. Doskonałym przykładem jest tu choćby Canon i-Sensys MF643Cdw lub Xerox AltaLink C8130.

Kserokopiarka w biurze – zero kłopotów eksploatacyjnych

Kserokopiarka do biura to urządzenie, którego zakup nie leży w gestii pracowników, jednak to właśnie oni będą mieli z nim do czynienia na co dzień. Zarówno intuicyjność panelu obsługi, jak i czytelność komunikatów wyświetlanych przez kserokopiarkę w razie awarii wpłynie na ich jakość pracy i poziom stresu.

Wśród funkcjonalności biurowej kserokopiarki, które wpływają na komfort korzystających z niej osób, na pewno trzeba zwrócić uwagę na stopień automatyzacji wykonywanych procesów – obsługa jednoprzyciskowa będzie tu plusem. Niezwykle ważna jest też dopracowana konstrukcja i pojemność podajnika, łączność z urządzeniami mobilnymi, a także bezpieczeństwo danych strzeżone przez nowoczesny system przyznawania uprawnień.

Przez zakupem nowej kserokopiarki lub kilku takich sprzętów na pewno warto skonsultować się z dystrybutorem, który specjalizuje się w markowych urządzeniach biurowych. Doświadczeni doradcy będą w stanie od razu wskazać plusy i minusy każdego z rozważanych urządzeń, co ułatwi podjęcie decyzji, która nie pozostaje bez wpływu na optymalizację pracy i satysfakcję pracowników.

Nowoczesne kserokopiarki – z myślą o ekologii!

W codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa liczy się tempo – to nie ulega wątpliwości. Setki i tysiące zadań, jakie wpływają na ukończenie projektu i zadowolenie klientów, muszą być wykonywane z największą możliwą efektywnością. Producenci współczesnych kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych wiedzą o tym doskonale – zarówno sprzęty Xerox, jak i Canon projektowane są w myśl tych wartości.

Obecnie wiemy już także, że pogoń za produktywnymi rozwiązaniami nie może się odbywać za wszelką cenę. Koszty, które generuje użytkowanie urządzeń zasilanych prądem i wykorzystujących papier, nie dotyczą tylko finansów. Obciążają one przede wszystkim środowisko naturalne – największy, nieodnawialny zasób ludzkości. Dlatego tak ważne jest, by często używana kserokopiarka do biura optymalizowała zużycie papieru, m. in. poprzez wykorzystanie papieru z recyklingu, stałą kontrolę nad liczbą skopiowanych dokumentów oraz możliwość jej ograniczenia przez uprawnionego administratora.

Istotne jest także niższe zużycie energii oraz możliwość wyboru mniejszego urządzenia tam, gdzie nie zachodzi potrzeba zakupu pełnowymiarowej stacji roboczej. Warto przyjrzeć się zwłaszcza monochromatycznym urządzeniom wielofunkcyjnym A4 Canon w rodzaju ImageRUNNER 643i, perfekcyjnym dla małych przedsiębiorstw, albo sprzętom z serii i-Sensys. Myśląc o dobru środowiska, nie można też zapomnieć o samym procesie produkcji, z jakiego korzysta dana marka. Wspomniani wyżej producenci są pod tym względem zdecydowanie godni polecenia.

Zakup kserokopiarki? Dzierżawa też się sprawdzi!

Wydajność i rozmiary kserokopiarki do biura to cechy, które powinny ściśle współgrać z potrzebami konkretnej firmy lub instytucji. Nie zmienia to faktu, że nawet niewielkie kserokopiarki lub urządzenia wielofunkcyjne to wydatek rzędu minimum 3000 złotych. Co zatem w sytuacji, gdy świeżo startująca firma lub organizacja pozarządowa nie ma na tyle przestrzeni w budżecie?

Problem ten rozwiązuje dzierżawa kserokopiarki do biura – prekursorska propozycja firmy Merkator, z której na stałe korzystają także największe korporacje. Dzierżawa urządzeń Xerox, czy Canon to świetna droga, by zaoszczędzić nie tylko na samym zakupie, ale także na kosztach serwisu, które prędzej czy później muszą się pojawić.

Co więcej, dzięki takiemu rozwiązaniu każde przedsiębiorstwo, nawet niewielkie biuro, ma szansę zapewnić swoim pracownikom kserokopiarki z najwyższej półki. Dzierżawa kserokopiarek z pewnego źródła pozwala na zmniejszenie kosztów związanych z modernizacją biura, bardziej racjonalną alokację środków i wzrost bezpieczeństwa danych oraz dokumentów.