Kserokopiarki to urządzenia do tworzenia kopii dokumentów i motywów graficznych, bez których nie sposób dziś wyobrazić sobie pracy we wszelkich biurach i zakładach pracy. Ich nazwa wywodzi się od greckiego słowa „kseros”, które oznacza przymiotnik „suchy” i nawiązuje do tego, że uzyskiwanie obrazów w ten sposób nie wymaga żadnych kąpieli chemicznych. Co warto wiedzieć o kserokopiarkach?

Krótka historia kserokopiarek

Współczesne kserokopiarki to urządzenia wielofunkcyjne, które są w stanie nie tylko powielać istniejące już dokumenty, ale również je skanować, drukować, faksować czy wysyłać cyfrowe kopie na e-mail, do folderu lub na przenośną pamięć USB. Zastępują więc kilka urządzeń, które jeszcze kilka dekad temu trzeba było kupować oddzielnie i w znacznym stopniu ułatwiają codzienną pracę w wielu branżach. Historia kserokopiarek sięga pierwszej połowy dwudziestego wieku i jest nierozerwalnie związana z Haloid Photographic Company oraz Chesterem Carlsonem, czyli amerykańskim fizykiem, którego dziś nazywa się wynalazcą kserografii. To właśnie on w latach trzydziestych rozpoczął studia nad wygodnym i szybkim sposobem kopiowania, który nie wymagałby skomplikowanych procesów chemicznych. W 1938 roku pracowity fizyk  wykonał pierwszą udaną kopię dokumentu, ale mimo to przez długi czas miał problemy ze znalezieniem inwestora zainteresowanego jego wynalazkiem. Dopiero po zakończeniu drugiej wojny światowej, a dokładnie w 1947 roku, firma Haloid Photographic Company, znana dziś jako Xerox Corporatio, uzyskała prawa do technologii kserograficznej. Kserokopiarki zostały wprowadzone na rynek w 1959 roku, a w Polsce pojawiły się w latach sześćdziesiątych. Są rządzeniami biurowymi, które należą dziś do absolutnej podstawy wyposażenie biur, przedsiębiorstw, kancelarii, korporacji i wielu innych. Współczesna technologia sprawia, że nie przeszkadzają w urządzeniu przestrzeni biurowej, zajmują coraz mniej miejsca i nie wymagają kabli, a jedynie połączenia z Internetem bezprzewodowym. Ich obsługa jest intuicyjna, a oferowane możliwości bardzo ułatwiają pracę na każdym etapie.

Podstawy technologii

Zasada działania kserokopiarki zależy od wybranej funkcji, a tych jest w przypadku zaawansowanych urządzeń całkiem sporo. Skanowanie polega na zamienianie dokumentu w formie papierowej na formę cyfrową, a następnie przekazaniu go do modułu drukującego, gdzie proces elektrofotografii umożliwia odtwarzanie obrazu na kolejnych kartkach papieru. Sercem kserokopiarek najczęściej jest metalowy bęben pokryty substancją o właściwościach fotoelektrycznych. Substancja ta zmienia swoje właściwości w zależności od dostępu do światła, będąc izolatorem w ciemności i przewodnikiem w kontakcie ze światłem. Kserokopiarki dzielą się na urządzenia stosujące technologie monochromatyczne i kolorowe. Te pierwsze sprawdzają się przede wszystkim w biurach, w których wydruk czarno-białych dokumentów, takich jak umowy, jest wystarczający. Z kolei kserokopiarki kolorowe znajdują zastosowanie w firmach, w których idealne odwzorowanie kolorów jest istotne. Dzięki temu na wydrukach mogą pojawiać się wizualizacje czy klarowne wykresy. Podstawową różnicą między kserokopiarką laserową i atramentową jest fakt, że w kserokopiarce laserowej znajduje się toner, a w atramentowej tusz. Drugi wariant znajduje zastosowanie przede wszystkim w sporadycznym użytkowaniu domowym. Jeśli jednak w dużej firmie codziennie drukuje się spore ilości dokumentów, kserokopiarka laserowa będzie znacznie lepszym rozwiązaniem, ponieważ jest szybsza i tańsza w eksploatacji. Kserografia to technologia wykorzystująca proces elektrostatyczny, a więc ładunki elektrostatyczne na światłoczułym fotoreceptorze. Są one wykorzystywane do przeciągania cząstek tonera w proszku, a następnie przenoszenia ich w postaci wydruku na papier. Dzięki temu procesowi pozostały na bębnie dodatni obraz elektrostatyczny stanowi wierną kopię oryginału. Wśród czynników zewnętrznych mających wpływ na jakość kopii znajdują się przede wszystkim wszelkie zanieczyszczenia oraz źle dobrany papier. Koniecznością jest więc troska o to, aby w newralgicznych częściach urządzenia nie gromadził się kurz, a także o to, aby do drukowania wykorzystywać papier wysokiej klasy. Gramatura takiego papieru nie powinna być mniejsza niż 80g na jeden metr kwadratowy, ale warto celować w papier o jeszcze większej gramaturze.

Rodzaje kserokopiarek i ich funkcje

Wielofunkcyjne kserokopiarki to zaawansowane urządzenia pozwalające nie tylko na kopiowanie dokumentów, ale również drukowanie cyfrowych plików czy też zamienianie dokumentów papierowych na wersję cyfrową, którą można natychmiast wysłać na wybrane urządzenie czy też przefaksować. Doskonale sprawdzają się w szkołach oraz biurach, w których rotacja dokumentów wysyłanych i odbieranych jest bardzo duża, a sprawne drukowanie i skanowanie pozwalają zaoszczędzić sporo czasu. Wiele zaawansowanych urządzeń posiada również dodatkowe funkcje, które w niektórych okolicznościach są nieodzowne. Należą do nich funkcja duplex umożliwiająca automatyczne drukowanie z dwóch stron kartki czy też sortowanie umożliwiające układanie kopii w kompletach w porządku sekwencyjnym. Kolejną funkcją dodatkową jest zszywanie, dzięki której wydruki mogą zamienić się w profesjonalnie wyglądające broszury lub zestawy dokumentów. Ciekawym rozwiązaniem są też kserokopiarki mobilne, czyli poręczne i lekkie urządzenia, które pozwalają na tworzenia wydruków w dowolnym miejscu. Mogą być zasilane za pomocą wbudowanego akumulatora pozwalającego na kilkugodzinną pracę oraz z gniazda elektrycznego. Ponadto wyposażone są w łączność Wi-Fi, przez co pliki można drukować bezpośrednio z telefonu.

Kserokopiarki przemysłowe

Kserokopiarki przemysłowe to optymalne rozwiązanie dla punktów ksero czy też przemysłu poligraficznego. Oferują wysoką jakość wydruku, a przede wszystkim możliwość drukowania kilkudziesięciu kopii na minutę, przez co znacząco usprawniają pracę w miejscach, w których czas ma wielkie znaczenie. Wydajna i zautomatyzowana praca pozwala na drukowanie dużych ilości prospektów, ulotek czy też instrukcji obsługi, ale również etykiet i kodów kreskowych. Do wydruku tekstu optymalnym rozwiązaniem będzie wybór kserokopiarki o rozdzielczości 600×600 dpi, jednak w przypadku drukowania szczegółowych dokumentów i grafik nie powinna być ona niższa niż 1200×1200 dpi. Dzięki temu przejścia pomiędzy poszczególnymi kolorami będą znacznie płynniejsze, a cały wydruk będzie estetyczny i czytelny. Kserokopiarki przemysłowe ze względu na swoje przeznaczenie muszą charakteryzować się nie tylko wysoką jakością drukowania, ale przede wszystkim zwiększoną prędkością tego procesu. Poza trwałością i niezawodnością cechują się więc możliwością wykonywania nawet ponad siedemdziesięciu wydruków na sześćdziesiąt sekund. Ze względu na regularną i częstą eksploatację kserokopiarki przemysłowe wyposażone są w bardzo wydajen pojemniki z tonerem. Oferują jednocześnie wysoką jakość i wysoki stopień pokrycia, jak i oszczędną eksploatację, przez co mogą służyć dłużej bez konieczności wymiany tonera. Włączenie nowej kserokopiarki powinno poprzedzić ustawienie jej w docelowym miejscu. Dopiero wówczas można podłączyć ją do prądu i połączyć z komputerem lub też wyszukać nazwę sieci w ustawieniach drukarki. Na kolejnym etapie urządzenie powinno samodzielnie wyszukać i zainstalować stosowane sterowniki, a następnie uzytkownik powinien wykonać wydruk próbny. To on pozwoli ocenić, czy głowica drukująca jest dobrze ustawiona, a kolory wyraźne. Jeśli tak nie jest, można ręcznie zmieniać ustawienia w urządzeniu aż do uzyskania odpowiedniego efektu.

Bezpieczeństwo i regulacje prawne

Kserokopiarki w wielu miejscach wykorzystywane są do drukowania poufnych dokumentów, a wówczas dane muszą być chronione. Polega to na tym, że zlecenie wydruku pojawia się na dysku twardym urządzenia, ale samo drukowanie może rozpocząć się dopiero po autoryzacji druku specjalną kartą czy też zatwierdzenia kodem PIN. Szyfrowanie i automatyczne kasowanie danych to kolejne funkcje pozwalające na zabezpieczenie danych wrażliwych czy poufnych. Moduł szyfrowania sprawia, że do tego rodzaju dokumentów będą miały dostęp tylko uprawnione osoby, zaś automatyczne kasowanie nie pozwoli, aby wskutek roztargnienia czy nadmiaru pracy poszczególne dane trafiły w niepowołane ręce. System kontroli dostępu do kserokopiarek gwarantuje więc użytkownikom pełne bezpieczeństwo i komfort. Warto również pamiętać o tym, że kopiowanie książek czy rozpowszechnionych materiałów na własny użytek, co często ma miejsce w przypadku studentów, nie narusza praw autorskich i jest w pełni legalne. Do naruszenia tych praw dochodzi tylko wtedy, kiedy skopiowane materiały będą sprzedawane przez kopiującego.

Integracja technologiczna

Jeśli kserokopiarka jest podłączona do komputera, to komputer powinien ją podczas instalacji znaleźć samodzielnie. Jeśli się tak nie dzieje, konieczne jest wybranie posiadanego modelu z listy proponowanych drukarek. Współczesne kserokopiarki oferują bardzo wygodną możliwość drukowania bezpośrednio z chmury, przez co wszelkie czynności można wykonywać znacznie szybciej i bez konieczności ściągania plików na urządzenie. Wielkim ułatwieniem w obsłudze drukarki jest zainstalowanie dedykowanego programu, w którym w sposób klarowny rozmieszczono wszelkie opcje i który pozwala na intuicyjną obsługę kserokopiarki.

Koszty eksploatacji i ekologia

Cena kserokopiarek waha się od kilkuset złotych do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych, dlatego wiele firm decyduje się na wynajem urządzeń, a w takich sytuacjach określone przez zewnętrzną firmę koszty obejmują również instalację, tonery oraz serwis. Do kosztów zarówno w przypadku zakupu, jak i wynajmu, należy doliczyć koszty elementów zużywalnych, a więc dobrej jakości papieru oraz tonerów, przy czym zestawy proszków do kserokopiarek laserowych mogą kosztować od kilkuset złotych do ponad tysiąca złotych. Warto brać udział w programie recyklingu tonerów, który polega na zwracaniu odpowiednim firmom zużytych tonerów, które zostają poddane recyklingowi. Dzięki temu utylizacja tonerów jest bezpieczna dla środowiska, a firma może poszczycić się troską o ekologię.

Zastosowanie kserokopiarek w różnych sektorach

Kserokopiarki to urządzenia, które współcześnie znajdują zastosowanie w najróżniejszych branżach i sektorach. Są niezwykle cennym urządzeniem we wszystkich szkołach oraz dla studentów, ponieważ pozwalają na kopiowanie wszelkich materiałów dydaktycznych czy sprawdzianów. W medycynie umożliwiają tworzenie kopii cennej dokumentacji medycznej, a z kolei w prawie dokumentacji sądowej. Z kolei precyzyjne i zaawansowane kserokopiarki o wysokiej rozdzielczości stanowią niezbędne narzędzie do tworzenia planów architektonicznych czy planów stosowanych w zagospodarowaniu dowolnych terenów.

Konserwacja i serwisowanie

Regularna konserwacja kserokopiarki to klucz do tego, aby cieszyła się ona długą żywotnością i bezawaryjnością. W związku z tym, że urządzenia te są dziś bardzo zaawansowane, najczęściej prace tego rodzaju wykonują wyspecjalizowane firmy, które dokładają wszelkich starań, aby zbliżyć kserokopiarkę do stanu nowości. Polegają one nie tylko na dokładnym czyszczeniu urządzenia, ale również na wymianie elementów, które się zużyły. Firmy tego rodzaju zajmują się zarówno gwarancyjnym, jak i po gwarancyjnym serwisem, dlatego z ich usług można korzystać na początku użytkowania urządzenia, jak i po kilku latach. Poza wymianą mechanicznych części eksperci mogą zająć się również aktualizacją oprogramowania oraz sterowników, co przyczynia się do efektywnej pracy urządzenia, a także szkoleniem wszystkich użytkowników kserokopiarki. Dzięki fachowej wiedzy osoby na co dzień korzystające z urządzenia mogą to robić w bezpieczny, oszczędny i optymalny sposób.

Zakup i finansowanie

Przed wyborem optymalnej kserokopiarki niezbędne jest określenie celu i częstotliwości jej używania, aby parametru urządzenia były w stanie sprostać potrzebom użytkowników. Zupełnie innych urządzeń będzie potrzebowała firma drukująca wyłącznie dokumenty w niewielkich ilościach i firma, w której na co dzień trzeba drukować pliki z kolorowymi motywami graficznymi. Nie bez znaczenia są również gabaryty urządzenia, zwłaszcza jeśli finalnie ma ono znaleźć się w niewielkim pomieszczeniu. Warto zwrócić uwagę na to, czy urządzenie ma wszystkie niezbędne w danych okolicznościach funkcje, takie jak skanowanie, drukowanie, kopiowanie czy też automatyczne drukowanie dwóch stron lub zszywanie. Jeśli w danym miejscu konieczne jest drukowanie dokumentów większych niż standardowy format A4, to również trzeba uwzględnić ten parametr przed wyborem. Nie mniej ważnym aspektem jest wysoka jakość wydruku, która w niektórych branżach jest niezbędna i wynika z wysokiej jakości poszczególnych elementów, takich jak moduły bębna czy tonery. Wszystkie te czynniki sprawiają, że w wielu sytuacjach konieczna jest inwestycja w urządzenie warte dziesiątki tysięcy złotych. Istnieje jednak rozwiązanie, które nie wymaga wydawaniu kwot takiego rzędu na raz, a jest nim leasing. W takiej sytuacji firma może zdecydować się na wynajem urządzenia na podstawie umowy cywilnoprawnej. Wówczas urządzenie wraz z tonerami i wszystkimi niezbędnymi elementami jest dostarczane pod wskazany adres, a cennik korzystania jest zależny od ilości wykonywanych kopii oraz tego, czy są one kolorowe czy też czarno-białe. To idealne rozwiązanie dla firm małych lub tych, które dopiero się rozwijają i nie chcą inwestować zbyt dużych kwot w konieczne wyposażenie. Firmy oferujące leasing bardzo często gwarantują wcześniejsze konsultacje, na podstawie których eksperci doradzają, jaki model drukarki będzie odpowiedni w danej sytuacji.

Podsumowanie

Kserokopiarki to urządzenia, które w ciągu kilku dekad przeszły długą drogą od wynalazku z wielką przyszłością do stałych i niezbędnych elementów w każdej niemalże instytucji. Wybór odpowiedniej kserokopiarki powinien być uzależniony od wielu czynników wymienionych wyżej, a prawidłowe użytkowanie połączone z fachową konserwacją sprawiają, że stanowi ona inwestycję na lata i wielkie ułatwienie w codziennej pracy.

Lista najważniejszych producentów kserokopiarek

CanonSharpTrimph-AdlerKonica MinoltaXeroxEpsonHewlett-PackardRicohKyocera

Słowniczek terminów technicznych:

Toner – barwny proszek stosowany w kserografii do tworzenia wydruków.Skaner – urządzenie do przebiegowego odczytywania obrazu. W wyniku skanowania powstają skany, czyli obrazy cyfrowe.Sterowniki – programy lub fragmenty programów odpowiadające za dane urządzenie czy też pośredniczące między nim a systemem komputerowym.Głowica drukująca – element kserokopiarki odpowiedzialny za nakładanie tuszu na papier.