Strefa wiedzy o kserokopiarkach.
Czym jest kserokopiarka i co potrafi współczesne urządzenie?
Kserokopiarki to dziś znacznie więcej niż urządzenia do kopiowania. Nowoczesne wielofunkcyjne MFP (ang. multifunction printer) drukują, skanują, wysyłają pliki na e-mail, archiwizują dokumenty w chmurze i obsługują mobilne zlecenia druku — wszystko z jednego urządzenia. Dlatego w wielu firmach zastępują trzy lub cztery osobne sprzęty z poprzedniej dekady.
Wybór odpowiedniego urządzenia zależy od wolumenu druku, liczby użytkowników i wymagań dotyczących bezpieczeństwa. W dalszej części strony znajdziesz to, co naprawdę warto wiedzieć przed zakupem lub dzierżawą.
Technologia w skrócie — laser czy atrament?
Podstawowy podział kserokopiarek to laserowe i atramentowe. W środowisku biurowym i korporacyjnym dominują laserowe — są szybsze, tańsze w eksploatacji i lepiej radzą sobie z dużymi wolumenami druku. Atramentowe sprawdzają się w zastosowaniach domowych lub przy sporadycznym druku wysokiej jakości zdjęć.
W urządzeniach laserowych zamiast tuszu używa się tonera — proszku przenoszonego elektrostatycznie na papier i utrwalanego ciepłem. Dzięki temu wydruki są trwałe, odporne na wodę i gotowe natychmiast po wyjściu z urządzenia.
Ważny parametr to rozdzielczość: do standardowych dokumentów wystarczy 600×600 dpi, jednak przy druku szczegółowych grafik lub materiałów marketingowych warto sięgnąć po urządzenie oferujące 1200×1200 dpi.
Rodzaje urządzeń — co wybrać dla swojej firmy?
Typ urządzenia
Dla kogo
Wolumen miesięczny
Kompaktowe A4
Małe biuro, 1–5 os.
do 2 000 str.
Wielofunkcyjne A3
Średnia firma, 5–20 os.
5 000–20 000 str.
Przemysłowe / produkcyjne
Poligrafia, punkty ksero
50 000+ str.
Kserokopiarki przemysłowe oferują prędkość powyżej 70 stron na minutę i pojemne zasobniki tonerów — co oznacza niższy koszt eksploatacji przy masowym druku. Sprawdzają się wszędzie tam, gdzie czas i ciągłość pracy to priorytety.Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Bezpieczeństwo druku — dlaczego ma znaczenie?
W firmach drukuje się dokumenty, które nie powinny trafić w niepowołane ręce: umowy, dane osobowe, raporty finansowe. Dlatego nowoczesne kserokopiarki oferują kilka warstw ochrony:
- Pull printing — wydruk realizowany dopiero po autoryzacji użytkownika przy urządzeniu (PIN, karta zbliżeniowa)
- Szyfrowanie dysku — dane zleceń druku są zaszyfrowane i niedostępne z zewnątrz
- Automatyczne kasowanie — dane usuwane po realizacji zlecenia
- Kontrola dostępu — różne uprawnienia dla różnych użytkowników lub działów
To szczególnie ważne dla kancelarii prawnych, placówek medycznych, działów HR i wszędzie tam, gdzie obowiązuje RODO.
Koszty eksploatacji — co naprawdę płacisz za druk?
Cena zakupu to dopiero początek. Całkowity koszt posiadania (TCO) obejmuje tonery, serwis, papier, energię i przestoje. Właśnie dlatego wiele firm rezygnuje z zakupu na rzecz dzierżawy lub modelu MPS (Managed Print Services), gdzie płacisz stałą kwotę za każdą wydrukowaną stronę — niezależnie od awarii czy wymiany materiałów.
Dobra jakość papieru to też element TCO: gramatura poniżej 80 g/m² zwiększa ryzyko zacięć i przyspiesza zużycie rolek podających.
Regularna konserwacja przedłuża żywotność urządzenia i minimalizuje ryzyko kosztownych awarii. Obejmuje czyszczenie mechanizmów podających, wymianę zużytych komponentów i kalibrację głowicy drukującej. Profesjonalny serwis — gwarancyjny i pogwarancyjny — to standard w umowach dzierżawy z Merkator.
Po zakończeniu eksploatacji warto skorzystać z programu recyklingu tonerów — zużyte pojemniki oddajesz firmie, która poddaje je recyklingowi. To prosty sposób, by zadbać o ekologię bez dodatkowych kosztów.