Jak obniżyć koszty druku w małej i średniej firmie? 5 sprawdzonych sposobów

Efektywne zarządzanie budżetem to fundament sukcesu każdego przedsiębiorstwa. Choć w dobie cyfryzacji dążymy do modelu „paperless”, w rzeczywistości obieg dokumentów papierowych w sektorze MŚP wciąż generuje znaczne koszty. Często są one ukryte pod postacią drogich materiałów eksploatacyjnych, częstych awarii przestarzałego sprzętu czy braku kontroli nad tym, co i jak drukują pracownicy. Jako autoryzowany partner Xerox oraz wieloletni ekspert marki Canon, podpowiadamy, jak zoptymalizować te procesy, wybierając odpowiednie kserokopiarki Canon i Xerox oraz stawiając na profesjonalne wsparcie techniczne.

1. Audyt floty urządzeń i wybór odpowiedniego sprzętu

Pierwszym krokiem do oszczędności jest analiza obecnie wykorzystywanych urządzeń. W wielu firmach spotykamy się z sytuacją, gdzie flota składa się z przypadkowych, tanich w zakupie drukarek atramentowych. Paradoksalnie, to one generują najwyższe koszty jednostkowe za stronę.

Asystując w analizie zagadnienia zawsze rekomendujemy dopasowanie wydajności urządzenia do realnych potrzeb biura. Wybór modelu od renomowanego producenta to inwestycja, która zwraca się już po kilku miesiącach.

  • Canon partnerzy tacy jak Merkator, oferują urządzenia z serii imageRUNNER, które charakteryzują się niezwykle niskim kosztem eksploatacji przy wysokich przebiegach.

  • Nowoczesne urządzenia Xerox posiadają zaawansowane systemy monitorowania zużycia tonera, co pozwala na precyzyjne planowanie wydatków.

Wybierając kserokopiarki Canon, zyskujesz dostęp do technologii, która optymalizuje zużycie energii i materiałów, co bezpośrednio przekłada się na mniejsze faktury za prąd i komponenty.

2. Autoryzowany serwis 

Sam zakup sprzętu to tylko połowa sukcesu. Kluczem do stabilnych kosztów jest profesjonalna opieka techniczna. Samodzielne próby naprawy lub korzystanie z usług nieautoryzowanych punktów często kończą się pogłębieniem usterki i utratą gwarancji.

Jako autoryzowany serwis Canon oraz Xerox, oferujemy kontrakty serwisowe (FSMA), które są najskuteczniejszym sposobem na przewidywalne koszty druku. W ramach takiej umowy płacisz jedynie za wykonaną kopię, a my zajmujemy się resztą:

  1. Dostarczaniem oryginalnych tonerów.

  2. Regularnymi przeglądami okresowymi.

  3. Szybką reakcją w przypadku awarii (np. serwis Canon Lublin gwarantuje dojazd do klienta w ekspresowym tempie).

Dzięki temu unikasz nagłych, wysokich wydatków na części zamienne, a Twoje urządzenia pracują bez przestojów. Jeśli interesują Cię najnowsze rozwiązania amerykańskiego giganta, nasz zespół jako autoryzowany partner Xerox Warszawa przygotuje ofertę skrojoną pod Twój biznes.

3. Kontrola dostępu i wdrożenie polityki druku

Czy wiesz, że nawet 20% wydruków w firmach to dokumenty, które nigdy nie zostają odebrane z tacy odbiorczej lub są drukowane prywatnie? Wprowadzenie polityki druku to najprostszy sposób na natychmiastowe oszczędności bez inwestycji w sprzęt.

  • Druk poufny (Secure Print): Urządzenie wypuści dokument dopiero po wpisaniu kodu PIN lub przyłożeniu karty zbliżeniowej przez pracownika.

  • Domyślne ustawienia czarno-białe i dwustronne (duplex): Wiele dokumentów wewnętrznych nie wymaga koloru. Automatyczne ustawienie druku mono pozwala zaoszczędzić kosztowne tonery kolorowe.

  • Limity dla działów: Nowoczesne kserokopiarki Xerox pozwalają na nadawanie uprawnień poszczególnym użytkownikom, co eliminuje nadużycia.

4. Postaw na oryginalne materiały eksploatacyjne

Choć zamienniki kuszą niską ceną, w dłuższej perspektywie są one jedną z głównych przyczyn awarii. Wycieki tonera, zanieczyszczenie bębnów i niska jakość wydruku zmuszają do częstych wizyt serwisanta. Jako autoryzowany serwis Xerox i Canon, wielokrotnie naprawialiśmy maszyny uszkodzone przez niskiej jakości wkłady.

Oryginalne materiały eksploatacyjne zapewniają:

  • Maksymalną wydajność (liczba stron zgodna z deklaracją producenta).

  • Bezpieczeństwo dla podzespołów urządzenia.

  • Zachowanie gwarancji producenta.

Jeśli Twoja firma mieści się na Mazowszu lub Lubelszczyźnie, nasz serwis drukarek zapewni Ci stały dostęp do oryginalnych części i tonerów, co w ostatecznym rozrachunku obniży całkowity koszt posiadania sprzętu (TCO).

5. Digitalizacja i zaawansowane skanowanie

Ostatnim, ale niezwykle ważnym krokiem jest ograniczenie drukowania tam, gdzie to możliwe. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne to w rzeczywistości zaawansowane centra skanowania. Wykorzystując funkcje „Scan to Cloud” lub „Scan to Email” dostępne w urządzeniach Canon i Xerox, możesz błyskawicznie wprowadzać dokumenty do cyfrowego obiegu.

Zamiast kopiować fakturę dla trzech działów, zeskanuj ją i udostępnij wewnątrz sieci firmowej. To oszczędność papieru, prądu i czasu pracowników.

Profesjonalne wsparcie blisko Ciebie

Optymalizacja kosztów druku wymaga wiedzy i odpowiednich narzędzi. W firmie Merkator łączymy oba te elementy, oferując nie tylko sprzęt, ale przede wszystkim kompleksowe doradztwo. Niezależnie od tego, czy interesuje Cię sprzedaż kserokopiarek w Lublinie, czy potrzebujesz pilnej pomocy jako serwis Canon w Siedlcach, nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji.

Skontaktuj się z jednym z naszych oddziałów i zapytaj o audyt kosztów druku w Twojej firmie:

Chcesz od razu sprawdzić dostępne modele? Zobacz nasze produkty Canon oraz rozwiązania Xerox i wybierz urządzenie, które pomoże Twojej firmie wejść na wyższy poziom efektywności.

Otwórz menu aktualności